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Meine erste Betriebskostenabrechnung – Worauf muss ich achten? Wo verschenke ich eventuell bares Geld?

Seien wir mal ehrlich: Bei dem Wort „Betriebskostenabrechnung“ stellen sich den meisten von uns doch die Nackenhaare auf, oder? Gehörst du auch zu denjenigen, für die „Verteilerschlüssel, „Grundsteuer“ und „Wirtschaftseinheiten“ Bücher mit sieben Siegeln sind?

Dabei ist es immens wichtig, sich seine Betriebskostenabrechnung, oder auch Nebenkostenabrechnung, gründlich anzuschauen. Der Deutsche Mieterbund geht davon aus, dass jede zweite dieser Abrechnungen fehlerhaft ist und man als Mieter zu viele Nebenkosten bezahlt.

Damit du in Zukunft weißt, worauf es ankommt und statt eines unüberschaubaren Zahlensalats überprüfbare Angaben darin erkennst, geben wir dir Tipps, worauf du unbedingt achten solltest.

Betriebskostenabrechnung – Was ist das eigentlich?

Im Grunde ist es ganz einfach: Du wohnst zur Miete in einer Wohnung oder einem Haus und musst neben der Kaltmiete noch einen monatlichen Betrag bezahlen, von dem die laufenden Betriebskosten der Immobilie bezahlt werden.

Die Höhe der Betriebskosten ist von Wohnung zu Wohnung und auch von Mieter zu Mieter unterschiedlich, deshalb wird dein Vermieter einen monatlichen Abschlag festlegen.

In der Regel bekommst du vom Vermieter dann einmal im Jahr eine ordnungsgemäße Abrechnung für deine Nebenkosten.

Anhand derer sieht dein Vermieter, ob deine Vorauszahlungen ausreichen, um alle Nebenkosten zu decken, oder ob Nachzahlungen auf dich zukommen.

„Aber dann kümmert sich doch der Vermieter um alles“, magst du jetzt vielleicht denken. Falsch gedacht! Denn dein Vermieter ist auch nur ein Mensch und Menschen machen nun einmal Fehler – bei der Betriebskostenabrechnung ganz besonders häufig und mitunter sogar willentlich.

Deshalb ist es wichtig, dass du als Mieter die Abrechnung genau prüfst und schaust, ob auch alles so abgerechnet wird, wie es im Mietvertrag vereinbart wurde. Das ist nicht nur empfehlenswert, sondern auch dein gutes Recht!

Gesetzliche Vorgaben für Betriebskostenabrechnungen

Du bist weder Jurist noch BWLer? Kein Problem, du wirst die Abrechnung deines Vermieters trotzdem verstehen – zumindest, wenn sie ordnungsgemäß ist.

Denn das Gesetz sieht vor, dass die Betriebskostenabrechnung auch für einen juristisch und betriebswirtschaftlich nicht vorgebildeten Mieter nachvollziehbar und überprüfbar gestaltet sein muss. Jede Abrechnung muss deshalb gewisse Formalitäten einhalten.

Sollte dies nicht der Fall sein, ist die Betriebskostenabrechnung nicht ordnungsgemäß und somit auch die Aufforderung von Nachzahlungen nicht rechtskräftig. Dein Vermieter hat aber die Möglichkeit, die fehlerhafte Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist zu korrigieren.

Folgende Punkte müssen sich auf deiner Betriebskostenabrechnung auf jeden Fall wiederfinden:

  • Angabe der Gesamtkosten und ihre Zusammensetzung

  • der genaue Abrechnungszeitraum (12 Monate)

  • der Abzug deiner geleisteten Vorauszahlungen 

  • eine genaue Erläuterung der Verteilerschlüssel (z.B. Aufteilung nach Wohnfläche, Zahl der Nutzer, Wohneinheiten oder Verbrauch)

  • Anfangs- und Endzählerstände

  • die korrekte Quadratmeterzahl deiner Wohnung

Betriebskostenpauschale – einfacher, aber oftmals teurer

Es kann auch sein, dass dein Vermieter auf eine Inklusivmiete bzw. monatliche Betriebskostenpauschale besteht.

In diesem Fall muss er im Gegensatz zur gerade erläuterten Betriebskostenvorauszahlung keine Nebenkostenabrechnung erstellen. Denn mit der Zahlung der Pauschale sind alle Kosten automatisch abgegolten – unabhängig davon, ob dies auch wirklich stimmt.

Sind in Wirklichkeit nicht alle Betriebskosten mit dem Betrag abgedeckt, muss der Vermieter für die Differenz selber aufkommen. Umgekehrt hast du aber auch keinen Anspruch auf Rückzahlung, wenn die Betriebskosten in dem Jahr gar nicht so hoch waren wie vermutet.

Betriebskosten – welche Kosten gehören dazu?

Einfach gesagt, sind Betriebskosten die Kosten, die durch die Nutzung der Wohnung entstehen bzw. dir die Nutzung überhaupt möglich machen.

Laut Betriebskostenverordnung gibt es mehrere Positionen, die in der Abrechnung angeführt werden sollten, wenn sie auf deine Mietwohnung zutreffen. Natürlich kann es durch individuelle Besonderheiten noch zu Ergänzungen kommen.

Die nachfolgende Tabelle zeigt dir, welche Kosten vermutlich in deiner Betriebskostenabrechnung zu finden sind (Vergl. §2 BetrKV):

Kostenfaktor

Was bedeutet das?

Worauf solltest du achten?

1. Grundsteuer

Die Grundsteuer ist eine Realsteuer, die der Gemeinde zufließt.

Die Grundsteuer berechnet sich aus:

1. Einheitswert (abhängig von Größe, Baujahr und Bauart der Immobilie), 2. Steuermesszahl (abhängig vom Haustyp), 3. Grundsteuerhebesatz der Gemeinde.

2. Wasserversorgung

Dazu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren, Anmietung, Wartung etc. von Wasserzählern und einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage o.ä.

 

Für einen Wasserrohrbruch musst du z.B. nicht zahlen.

3. Heizung

Dazu gehören die Kosten für die verbrauchten Brennstoffe und ihre Lieferung, die Kosten für Bedienung, Überwachung, Wartung und Reinigung der Heizungsanlage.

Du musst nicht für die Instandhaltungsreparaturen zahlen.

4. Warmwasser-versorgung

Kann eventuell schon in der Wasserversorgung oder den Heizungskosten beinhaltet sein.
Zur Warmwasserversorgung zählen alle Kosten für die Warmwasserversorgung durch eine zentrale
Anlage oder eine eigenständige gewerbliche Lieferung von Warmwasser sowie die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten.

Du musst nicht für die Instandhaltungsreparaturen der Warmwassergeräte zahlen.

5. Entwässerung

Dazu gehören die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, die Kosten des Betriebs einer entsprechenden, nicht öffentlichen Anlage und einer Entwässerungspumpe.

Du musst nicht Bau-, Instandhaltungs- oder Reparaturkosten von hauseigenen Entwässerungsanlagen oder die Kosten für eine Abflussverstopfung bezahlen.

6. Aufzug

Damit verbunden sind Strom-, Wartungs- und Reinigungskosten sowie Kosten zur Bedienung/Beaufsichtigung.

Du musst nicht die Kosten für die Instandhaltung oder den Stördienst bezahlen. Die Wartungskosten kannst du steuerlich geltend machen.

7. Straßenreinigung/Müll

Dazu zählen die Gebühren für die öffentliche Straßenreinigung, die Müllabfuhr und die Kosten des Betriebs von z.B. Müllschluckern oder Müllkompressoren.

Befindet sich in deinem Wohnhaus ein Gewerbe, muss dieses separat für seinen Müll bezahlen.

8. Gebäudereinigung

Dazu zählen die Kosten für die Reinigung der von allen Bewohnern gemeinsam genutzten Räume.

Du musst die Reinigung von Bauarbeiten oder einmaligen Ungezieferbekämpfungen nicht zahlen.

9. Gartenpflege

Dazu zählt die Pflege von Gärten, Spielplätzen, Zufahrten und Wegen, die nicht öffentlich sind.

Für Gartengeräte oder die Neuanlage des Gartens musst du nicht zahlen. Den Arbeitslohn kannst du steuerlich geltend machen.

10. Beleuchtung

Dazu zählen die Stromkosten für die Außenbeleuchtung sowie die Beleuchtung von gemeinsam genutzten Räumen.

Du musst nicht die Instandhaltungskosten, wie z.B. Glühbirnen, bezahlen.

11. Schornsteinreinigung

Die Kehrgebühren richten sich nach der Gebührenordnung.

Achte darauf, ob die Kehrgebühren bereits in deiner Heizkostenabrechnung enthalten sind. Den Arbeitslohn des Schornsteinfegers kannst du steuerlich geltend machen.

12. Sach- und Haftpflichtversicherung

Dazu zählen die Versicherung gegen Feuer-, Sturm-, und Wasserschaden, die Glasversicherung sowie die Haftpflichtversicherung für das Gebäude.

Du musst nicht für die Rechtschutzversicherung sowie die Mietverlustversicherung deines Vermieters zahlen.

13. Hauswart

Dazu zählen Arbeitslohn, Sozialbeiträge etc. für den Hauswart.

Du musst nicht für die Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten bezahlen. Den Arbeitslohn kannst du steuerlich geltend machen.

14. Gemeinschafts-antennenanlage/TV-Anschlüsse

Dazu zählen die Stromkosten, die Wartung, die Einstellung der Anlage sowie die Grundgebühren.

Du musst auch zahlen, wenn du das installierte Kabelfernsehen nicht nutzt.

15. Einrichtungen für die Wäschepflege

Dazu zählen Kosten für Strom, Wasserversorgung und Wartung und Reinigung der Wäscheanlagen.

Du musst nicht für Reparaturen oder die Instandhaltung zahlen.

16. sonstige Betriebskosten

z. B. Winterdienst

Den Arbeitslohn für einige Dienstleistungen kannst du steuerlich geltend machen.

Welche Kosten gehören nicht dazu?

Achte darauf, dass dein Vermieter nicht alle Kosten, die das Haus betreffen, auf dich und die anderen Mieter abwälzt.

Steht eine Mietwohnung in der Immobilie gerade leer, darf der Vermieter die Kosten für die freie Wohnung keinesfalls auf die anderen Mieter umverteilen.

Vielleicht besitzt dein Vermieter sogar mehrere Immobilien? Mietobjekte müssen eigene so genannte „Wirtschaftseinheiten“ bilden.

Stehen die verschiedenen Immobilien deines Vermieters in keinem wirtschaftlichen Zusammenhang, dürfen sie auch nicht bei der Abrechnung zusammengefasst werden.

Ein wichtiger Punkt, bei dem die meisten Fehler passieren, sind die Kosten zur Instandhaltung oder Instandsetzung der Immobilie – diese musst du nicht bezahlen.

Wenn ein Haus altert, Witterungseinflüssen ausgesetzt ist und einfach durch den Gebrauch abgenutzt wird, muss der Vermieter die Kosten für die Beseitigung dieser Mängel bezahlen.

Ebenso haben Telefon- und Portokosten sowie andere Verpflichtungen des Vermieters nichts auf der Betriebskostenabrechnung verloren.

Ein einfacher Merksatz dazu lautet: Betriebskosten sind nur die Kosten, die fortlaufend entstehen!

Wie kannst du gegen eine falsche Betriebskostenabrechnung vorgehen?

Überprüfe, ob deine Betriebskostenabrechnung nur die Punkte der Tabelle beinhaltet. Kommt dir bei der Höhe einiger Positionen etwas seltsam vor, hast du das Recht, sämtliche Belege zum Nachweis der einzelnen Abrechnungsposten in Kopie ausgehändigt zu bekommen.

Kontrolliere dabei unbedingt, ob alle Rechnungen an deinen Vermieter adressiert sind und ob die Rechnungen wirklich aus dem Abrechnungszeitraum stammen.

Apropos Abrechnungszeitraum: Laut Gesetz muss dir dein Vermieter maximal 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums die Betriebskostenabrechnung vorlegen. Die Abrechnung für 2015 musst du also spätestens bis zum 31.12.2016 erhalten.

Hält sich dein Vermieter nicht an diese Frist, so musst du Nachzahlungsforderungen zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr begleichen, ein eventuelles Guthaben hingegen steht dir weiterhin zu.

Hast du den Verdacht, dass ein Fehler in deiner Abrechnung ist, sprich am besten zuerst mit deinem Vermieter. Ist dieser jedoch uneinsichtig, kannst du dir Hilfe bei einem Anwalt holen. Die juristische Überprüfung einer Betriebskostenabrechnung kostet dich je nach Umfang zwischen 70-200 Euro.

Falls du Mitglied in einem Mieterverein des Deutschen Mieterbundes bist, kannst du dich bei deinem Verein kostenlos beraten lassen.

Kostenfalle: niedrige Nebenkosten-Vorauszahlungen 

Die Nebenkostenabrechnung kann zu einer bösen Überraschung werden, wenn dein monatlicher Abschlag viel zu gering kalkuliert wurde. Dann musst du am Ende des Jahres mit einer hohen Nachzahlung rechnen.

Das Gesetzt schützt den Mieter zwar vor allzu hohen Vorauszahlungen, jedoch nicht vor deutlich zu niedrig angesetzten Abschlägen. Manche Vermieter nutzen dies leider aus und locken mit vermeintlich günstigen Nebenkosten.

Damit du am Ende gar nicht erst in diese Schwierigkeiten kommst, bitte deinen Vermieter beim Abschließen des Mietvertrages um eine Einsicht in die letzte Betriebskostenabrechnung. So kannst du gut einschätzen, ob die festgelegte Vorauszahlung realistisch kalkuliert wurde.

Anrechnung der Betriebskosten in der Einkommensteuererklärung

Beachte, dass du den in den Betriebskosten enthaltenen Arbeitslohn im Rahmen deiner Einkommensteuererklärung steuerlich absetzen kannst. Angerechnet werden dürfen die Haushaltsnahen Dienstleistungen.

Dazu zählen unter anderem der Arbeitslohn für den Hauswart, die Reinigungsfirma, den Gärtner und den Schornsteinfeger. Die Steuererstattung beträgt 20% der Haushaltsnahen Dienstleistungen.

Fazit: Eine Überprüfung der Betriebskostenabrechnung zahlt sich aus

Ob willentlich oder nicht: Fast jede zweite Betriebskostenabrechnung ist formal oder inhaltlich fehlerhaft! Nimm dir deshalb die Zeit, deine Abrechnung gründlich zu kontrollieren.

Wie du nun sicher festgestellt hast, ist eine Überprüfung gar nicht so schwierig wie angenommen  – zahlt sich aber immer aus, denn sie erspart dir mitunter eine saftige Nachzahlung und verhindert, dass du für Kosten aufkommen musst, die eigentlich dein Vermieter tragen müsste!

Wir hoffen, der Artikel hat dir gefallen!

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