Der Firmenumzug

Mit dem Unternehmen stressfrei umziehen

Stehen die ersten Ideen für einen Umzug der Firma, dann gibt es viel zu planen und zu bedenken. So müssen neue Räume gewählt und das Umzugsunternehmen bzw. die Form des Umzugs gewählt werden.

Im gewerblichen Bereich gelten andere Kündigungsfristen als für Privatpersonen, also muss auch hier genau gerechnet werden. Firmenumzüge können aus verschiedenen Gründen stattfinden, so zum Beispiel, um die Geschäftsräume an die notwendige Größe oder auch ans angemessene Ambiente anzupassen.

Gut geplant läuft der Umzug mit der kompletten Firma und allen Beschäftigten hoffentlich reibungslos. Dies ist wichtig, denn jeder Tag, an dem der laufende Geschäftsbetrieb unterbrochen ist, kostet Dich als Firmeninhaber bares Geld und verärgert Deine Kunden.

Mitarbeiter frühzeitig einweihen!

Planst Du, mit Deinem Unternehmen in neue Räume umzuziehen, solltest Du Deine Mitarbeiter frühzeitig einweihen.

Gerade dann, wenn sich der Standort ändert, kann das auch Auswirkungen auf Arbeitswege haben.

Dein Firmenumzug wird umso besser laufen, je mehr sich Deine Mitarbeiter involviert fühlen. Je nach Firmenstruktur kannst Du in Umfragen und Gesprächen ermitteln, was sich Dein Personal für die neuen Firmenräume wünscht.

Hast Du einen Betriebsrat, dann informiere diesen ebenfalls frühzeitig von Deinen Umzugsplänen.

Komplettservice buchen oder in Eigenregie umziehen?

Grundsätzlich gibt es für die Durchführung eines Umzugs zwei Möglichkeiten: Wahlweise kannst Du ein Umzugsunternehmen engagieren oder Dich selbst zusammen mit Deinen Mitarbeitern darum kümmern.

Auch wenn die Spedition erst einmal ein größerer Posten auf der Sollseite ist – meist rechnet es sich doch, den Umzug in fachlich versierte Hände zu geben.

Die Alternative, nämlich Deine Mitarbeiter zu Umzugshelfern zu machen, hat möglicherweise Folgen: So hast Du am Ende des Umzugs ein erschöpftes Team, dass sich wahrscheinlich nicht gleich voller Elan in die eigentliche Arbeit stürzen kann.

Auch kann Unfrieden unter den Mitarbeitern aufkommen, bei Unfällen hast Du zum einen Personalausfall und zum anderen den Aufwand diesen Arbeitsunfall zu melden.

Wählst Du eine auf Firmenumzüge spezialisierte Spedition, erledigt die auf Wunsch Deinen Umzug innerhalb eines Tages. Die passenden Unternehmen besitzen Know How und Logistik sowie die nötige Infrastruktur um Dein Büro bzw. Deine Firma am neuen Standort wieder aufzubauen.

Bei der Auswahl solltest Du darauf achten, dass die Firma einen guten Ruf und zu Deinem Umzugstermin ausreichend Kapazitäten frei hat.

Die neuen Räume

Hast Du die neuen Räume angemietet, solltest Du rechtzeitig vor dem Umzug noch einmal genau hinsehen.

Sind alle nötigen Anschlüsse vorhanden? Muss neue Ausstattung für die Büros und Geschäftsräume angeschafft werden? Welche Modernisierungsarbeiten sind unbedingt notwendig?

Muss renoviert werden, dann plane die Arbeiten so, dass rechtzeitig zum Umzug alles fertig ist. Zu diesem Zeitpunkt müssen unbedingt die Telekommunikations- und Medienanschlüsse stehen und funktionieren. Du brauchst weiterhin Strom und Wasser – prüfe, ob dort wo Du es benötigst, die erforderlichen Anschlüsse vorhanden sind.

Überlege Dir schon vor dem Einzug, welche Möbel in welche Räume gehören. Idealerweise erstellst Du einen Möblierungsplan – der hilft den Umzugshelfern, aber auch Deinen Mitarbeitern, da sie sich vorab bereits mit den neuen Geschäftsräumen befassen können.

Bürokratie und Kündigungsfristen beim Firmenumzug

Gewerblich gemietete Immobilien haben oftmals eine Kündigungsfrist von 6 Monaten, hier kommt es aber auf die jeweils vereinbarte Mietvertragslaufzeit an.

Denke daran, rechtzeitig alle Verträge, die zu Deinem aktuellen Büro gehören, zu kündigen. Das betrifft Energieversorger, Telekommunikationsanbieter und alle anderen Dienstleister, an die Du vertraglich gebunden bist.

Auf jeden Fall Bescheid über Deinen Umzugstermin wissen, müssen:

  • Finanzamt und Gewerbeamt
  • Agentur für Arbeit
  • Versicherungen
  • Anwälte und Steuerberater

Beim Umzug einer Kapitalgesellschaft muss außerdem der Eintrag ins Handelsregister zeitnah geändert werden. Diese Aufgabe solltest Du nicht vergessen, da das unangenehme Folgen haben kann. Für die Änderung benötigst Du einen Notar, mit dem Du rechtzeitig einen Termin vereinbaren solltest.

Ebenfalls wichtig nach dem Firmenumzug ist die Änderung Deiner Adresse im Telefon- und Branchenverzeichnis. In den Printausgaben ist dies erst zur nächsten Auflage möglich, online kannst Du Deine Daten sofort aktualisieren.

Das Büro verpacken

Ziehst Du mit Deinem Büro um, dann ist es wichtig, alle Firmenunterlagen sicher und gut auffindbar zu verpacken. Beachte in diesem Fall auch den Datenschutz – Du bist verpflichtet Kundendaten so zu verwalten, dass kein Unbefugter sie einsehen kann. Wie beim Privatumzug auch solltest Du alle Kisten gut beschriften.

Beim Einladen ins Umzugsfahrzeug ist es optimal, wenn Du das, was Du als erstes in den neuen Firmenräumen brauchst ganz am Schluss einlädst. Das sind in der Regel Möbel und Regale sowie die komplette Technik.

Zum Glück folgt dies dem natürlichen Ablauf des Abbaus – zuerst werden die Schränke geleert und deren Inhalt verpackt, dann kommen Möbel, PC und die gesamte Peripherie dran. Beachte diese Reihenfolge auch, wenn Du mehrere Umzugsfahrzeuge bestückst. Für diesen Fall empiehlt es sich, raumweise umzuziehen.

Hast Du ein professionelles Umzugsunternehmen gebucht, dann ist die Beschriftung der Kartons und Möbel besonders wichtig. Idealerweise delegierst Du einen Deiner Mitarbeiter als Koordinator für das Umzugsunternehmen. Er oder sie sollte den Überblick haben und die Möbelpacker richtig einweisen.

Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig informieren!

Bereits dann, wenn Du weißt, wann und wohin Du umziehst, wird es Zeit die Kunden zu informieren. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

Informiere Deine Kunden per Post vom Wechsel Deines Betriebssitzes.

Ein freundlicher Brief, in dem wichtige Punkte wie neue Adresse und Telefonnummern, Umzugsdatum und Ansprechpartner nach dem Umzug genannt sind, hält Deine Kunden bei der Stange und verhindert Ärger.

  • Je nach Aufbau Deines Business eignet sich auch eine Information per Email an die Kunden.
  • Vor allem dann, wenn Du Kundenverkehr in Deinen Geschäftsräumen hast, solltest Du auch in der Zeitung mit einer Anzeige auf Deinen Firmenumzug hinweisen und das am besten mehrmals.
  • Neben der gezielten Info über Deinen Umzug kannst Du bereit in der laufenden Korrespondenz darauf hinweisen, zum Beispiel in Deiner Signatur. Achte darauf, dass der entsprechende Passus beim Lesen auch auffällt.
  • Besitzt Du eine Webseite, informiere Deine Kunden und Geschäftspartner auch dort über den Standortwechsel.
  • Informiere Dein geschäftliches Umfeld lieber einmal zu oft als zu selten. Häufig überfliegen Kunden Anschreiben oder Emails nur und übersehen dann doch die wichtigen Umzugsinfos.

Die Schlüsselübergabe

Wahrscheinlich hat jeder Deiner Mitarbeiter seinen eigenen Haustür- und Büroschlüssel. Diese solltest Du rechtzeitig vor dem Umzug einsammeln, Du benötigst sie für die Übergabe der Geschäftsräume an den Vermieter.

Wichtig ist es, dass Du genau den Überblick behältst, wer welchen Schlüssel zurückgibt. Die Schlüssel selbst solltest Du beschriften, damit sie der Vermieter leicht den richtigen Schlössern zuordnen kann.

Fehlende Schlüssel (insbesondere Generalschlüssel) können teuer werden. Also sorge dafür, dass Du beim Auszug einen kompletten Satz vorliegen hast.

Zeit für einen Neustart!

Der Firmenumzug ist übrigens eine ideale Gelegenheit, Prozessabläufe neu zu strukturieren und Altlasten zu entsorgen.

Nutze die Arbeit beim Akten einpacken, um nicht mehr aufbewahrungspflichtige Unterlagen auszusortieren. So schaffst Du Platz und Ordnung, die Dir in Deinen neuen Büroräumen die Organisation und Strukturierung erleichtern.