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Checkliste für den Firmen-/Büroumzug: Wie sieht eine sorgfältige Planung aus?

Wer schon einmal umgezogen ist, der weiß, wie nervenaufreibend und stressig und mit wie viel Organisation ein Wohnungswechsel verbunden ist. Im Vergleich zu einem Umzug mit einer ganzen Firma oder einem Büro ist er jedoch das reinste Kinderspiel!

Wenn du mit deinem Unternehmen umziehen möchtest, musst du nicht nur eine Menge packen und sehr viel organisieren, sondern du hast auch eine große Verantwortung deinen Mitarbeitern und Kunden gegenüber.

Denn im idealen Fall sollte der Umzug vonstatten gehen, ohne das Tagesgeschäft lange zu unterbrechen.

Damit Möbel, Akten und auch die gute Laune beim Umzug nicht verloren gehen und du durchgängig für deine Kunden als Ansprechpartner zur Verfügung stehen kannst, empfiehlt es sich, ein professionelles Speditionsunternehmen mit dem Umzug zu beauftragen.

Dennoch werden reichlich umzugsbedingte Aufgaben an dir hängen bleiben.  Und die gilt es, genauestens zu planen, damit dir beim Umzug kein Fehler passiert. Unsere Checkliste hilft dir dabei, alles rechtzeitig zu bedenken und zu organisieren, damit dein Büroumzug reibungslos verläuft.

Sechs Monate vor dem Umzug

Kündigung der alten Räumlichkeiten

Ein Firmenumzug kann viele Gründe haben: eine Vergrößerung oder Verkleinerung des Unternehmens, ein neuer Standort, zu hohe Mietkosten etc. Hast du neue Büroräume gefunden, die gut zu dir und deiner Firma passen, dann musst du daran denken, die alten Räumlichkeiten fristgerecht zu kündigen.

Die Kündigungsfrist bei Geschäftsräumen beträgt in der Regel sechs Monate. Sprich frühzeitig mit deinem alten Vermieter und schau in deinem Mietvertrag nach, welche Renovierungsarbeiten eventuell noch auf dich zukommen.

Gute Handwerker haben volle Auftragsbücher – kümmere dich deshalb rechtzeitig um Maler, Elektriker und Co., die die alten, aber auch die neuen Räumlichkeiten nach deinen Ansprüchen fertigstellen.

Mitarbeiter frühzeitig informieren

Ein gutes Betriebsklima ist wichtig, deshalb solltest du auch deine Mitarbeiter rechtzeitig über den Büroumzug informieren.

Vielleicht hat der Standortwechsel längere Anfahrtswege oder sogar einen berufsbedingten Umzug für deine Mitarbeiter zur Folge; vielleicht möchtest du für die Umzugstage eine Urlaubssperre verhängen, da jede Hand gebraucht wird. Wenn alle Beteiligten rechtzeitig Bescheid wissen, lässt sich der Umzug auch für deine Mitarbeiter besser planen.

Außerdem empfiehlt es sich, nicht mit vollen Ablagekörben umzuziehen – diese Arbeit sollten alle Mitarbeiter vor dem Umzug erledigen. Auch für deine Mitarbeiter bietet der Umzug die Möglichkeit, Änderungswünsche hinsichtlich der Raumverteilung etc. zu äußern.

Strom-, Telefon- und Internetanbieter informieren

Ein paar Tage ohne Internet- und Telefonanschluss? Was bei einem privaten Umzug zwar ein wenig nervig, aber nicht weiter problematisch ist, kann bei einem Firmenumzug zu einer echten Katastrophe werden:

Telefonkonferenzen müssen ausfallen, der Mailverkehr liegt lahm und telefonisch ansprechbar für deine Kunden bist du auch nicht. Um dies zu verhindern, vergiss nicht, deine Strom-, Telefon- und Internet-Anbieter rechtzeitig über deinen Umzug zu informieren.

Möglicherweise ist auch eine Kündigung nötig, da dein bisheriger Anbieter am neuen Wohnort nicht verfügbar ist oder sich ein Wechsel einfach aus finanziellen Aspekten lohnt. Informiere dich rechtzeitig – einige Anbieter haben monatelange Kündigungsfristen.

Umzugsfirma beauftragen

Für einen möglichst stressfreien Umzug solltest du ein seriöses Umzugsunternehmen beauftragen. Hole dir verschiedene Angebote ein und vergleiche sie hinsichtlich ihrer Leistungen und natürlich ihres Preises.

Wichtig ist es auch, auf einen ausreichenden Versicherungsschutz zu achten. Meistens hat man bei einem Firmenumzug einen strikten Zeitplan, deshalb kümmere dich frühzeitig um eine Spedition, damit der Umzug auch an deinem Wunschtermin über die Bühne gehen kann.

Wenn du wichtige Akten, wertvolle Gegenstände, wie zum Beispiel einen Tresor oder kostbare Kunstwerke, sowie besonders schwere und sperrige Möbel in deiner Firma hast, musst du klären, ob das Umzugsunternehmen auch diese Dinge transportiert oder ob du dafür einen Spezial- oder Sicherheitstransport brauchst.

Vier Monate vor dem Umzug

Kunden informieren

Weise deine Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner rechtzeitig auf den Standortwechsel hin, denn auch wenn das meiste heutzutage online geregelt wird, kann so ein Umzug doch auch logistische Konsequenzen für die anderen haben.

Hilfreich ist auch ein dementsprechender Hinweis unter deiner Email-Signatur oder auf dem Geschäftspapier – so wird der Kunde immer wieder an den bevorstehenden Umzugstermin und die damit einhergehende Adressänderung erinnert.

Inneneinrichtung planen

Vielleicht ergeben sich durch den Firmenumzug neue Raumaufteilungen, weil du neue Mitarbeiter einstellst oder deine Mitarbeiter Wünsche geäußert haben, mit wem sie sich in Zukunft gerne ein Büro teilen möchten.

Studiere den Grundriss der neuen Räumlichkeiten und kontrolliere, ob die bisherigen Möbel auch einen Platz im neuen Büro finden.Wenn nicht, musst du dich jetzt um die Anschaffung neuer Büromöbel kümmern, denn Möbelhäuser haben – vor allem bei Sonderanfertigungen – oftmals lange Lieferzeiten.

Befinden sich ausreichend Steckdosen in den einzelnen Räumen? Falls nicht, kann dir ein Elektriker weiterhelfen oder du musst ausreichend Mehrfachsteckdosen besorgen.

Genauen Umzugsplan festlegen

Wann müssen welche Kartons gepackt sein? Welche Räume müssen zuerst entleert werden? Wer baut die Büromöbel ab?

Erstelle einen genauen Zeitplan und lege eine bestimmte Reihenfolge fest – und informiere alle Beteiligten darüber.

Vielleicht kannst du einige der Aufgaben auch in verantwortungsvolle Hände weitergeben. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter genau Bescheid wissen, wann ihre Schreibtische geräumt sein müssen und wie lange sie eventuell keinen Zugriff auf ihren PC oder auf das Archiv haben.

IT-Abteilung vorbereiten

Bei einem Umzug, der schlecht organisiert ist, können schnell einmal ein paar Akten verschwinden. Mindestens genauso schlimm ist es, wenn digitale Daten verloren gehen. Besprich mit dem IT-Spezialisten, dass der Server und die PCs startklar für den Umzug sind. Alle Firmendaten sollten in ausreichender Form gesichert werden.

Zwei Monate vor dem Umzug

Umzugskartons besorgen

Damit der Umzug nicht in einer Hauruck-Aktion endet, ist es ratsam, rechtzeitig Kartons zu besorgen. Besprich mit deiner Spedition, ob sie dir Kartons und Verpackungsmaterial zur Verfügung stellt.

Die Einrichtungsgegenstände, Akten und Co. können dann nach und nach verpackt werden. Dabei kann es auch nicht schaden, einmal kräftig zu entrümpeln und sich vom alten Ballast zu verabschieden.

Denke daran, alle Kartons gründlich zu beschriften. So wissen die Umzugshelfer direkt, in welchen Raum der Karton gebracht werden soll und du bzw. deine Mitarbeiter haben es anschließend beim Auspacken und Einräumen leichter.

Drucksachen in Auftrag geben

Durch den Firmenumzug sind mit einem Schlag alle Drucksachen wie Visitenkarten, Geschäftspapier, Flyer etc. veraltet, denn die Firmenadresse und eventuell auch die Telefonnummern sind nun überholt.

Vergib den Auftrag frühzeitig an eine Grafikagentur oder Druckerei, damit du rechtzeitig ausgestattet bist. Willst du nicht sämtliche Broschüren und Flyer neu drucken lassen, kannst du auch kostengünstigere Adressetiketten bestellen und die alte Anschrift einfach überkleben.

Nachsendeservice beauftragen

Vergiss nicht, einen Nachsendeauftrag bei der Post zu beantragen. So kannst du sicher sein, dass die Post auf jeden Fall bei dir ankommt, falls du doch vergessen haben solltest, alle über den Umzug zu informieren.

Inventur machen

Damit beim Umzug nichts verloren geht, solltest du eine genaue Inventarliste anlegen. Dazu gehören Einrichtungsgegenstände, Lagerbestände, technische Geräte etc. Sinnvoll ist es, in diesem Schritt direkt alle Möbel und Geräte mit Schildern zu versehen, auf denen steht, in welchen Raum sie später gebracht werden sollen.

So haben es die Umzugshelfer wesentlich einfacher und der Umzug geht schneller über die Bühne. Zum Inventar gehören übrigens auch alle Schlüssel – von den Büroräumen und der Eingangstür, aber auch von den Aktenschränken. Erinnere deine Mitarbeiter daran, dass sie dir pünktlich zum Umzugstag alle Schlüssel aushändigen müssen.

Zwei Wochen vor dem Umzug

Vorbereitungen in den neuen Räumlichkeiten

In zwei Wochen ist es soweit – der Umzug steht bevor! Damit du nicht vor verschlossenen Türen stehst, besprich mit deinem neuen Vermieter, wann die Schlüsselübergabe stattfinden soll. Eventuell musst du bereits im Vorwege die Kaution überweisen.

Hilfreich ist es außerdem, einen Dauerauftrag für die Mietzahlungen einzurichten. Sollten die neuen Räumlichkeiten noch nicht bezugsfertig sein, musst du rechtzeitig Handwerker für die letzten anfallenden Aufgaben beauftragen. Es erspart dir auch eine Menge Arbeit, wenn du ein Reinigungsteam bestellst, das nach dem Umzug für Ordnung und Sauberkeit sorgt.

Außerdem solltest du unbedingt daran denken, ein Namensschild oder dein Firmenlogo an der Tür, auf dem Briefkasten und an der Klingel anzubringen.

Adresseinträge aktualisieren

Deine Firmenanschrift ist an vielen Orten hinterlegt – und muss überall geändert werden. Vom Impressum deiner Website über das Handelsregister bis hin zu Branchenverzeichnissen und Pressemitteilungen muss der Adresseintrag deines Unternehmens aktualisiert werden.

Ummeldungen erledigen

Auch die offiziellen Behörden müssen rechtzeitig informiert werden. Ob Finanzamt, Versicherungen, Gewerbeamt, Banken oder Krankenkassen – du bist verpflichtet, alle über deinen Umzug zu informieren. Das solltest du frühzeitig machen, damit es im Nachhinein nicht zu Problemen oder Mahnungen kommt.

Schreibtische aufräumen

Alles, was in den nächsten zwei Wochen nicht mehr gebraucht wird, sollte jetzt in Umzugskartons verstaut werden. Spätestens jetzt sollte die Ablage erledigt sein, damit beim Umzug keine losen Blätter durch die Gegend flattern. Private Gegenstände und Topfpflanzen sollten die Mitarbeiter am besten für die Dauer des Umzugs mit nach Hause nehmen.

PR betreiben

Wenn du mit deinem Unternehmen in eine neue Stadt ziehst, solltest du Marketingmaßnahmen planen, die dich am neuen Standort bekannt machen und neue Kundschaft anlocken. Pressemitteilungen an Lokalblätter, Angebotsaktionen oder ein „Tag der offenen Tür“ sind nur einige der Möglichkeiten für ansprechende Werbung.

Einen Tag vor dem Umzug

Wichtige Dinge separat einpacken

Aktuelle, wichtige Unterlagen, sensible Daten und persönliche technische Geräte wie Smartphone, Notebook und Co. solltest du lieber in einem gesonderten Karton verpacken, den du nicht an die Spedition gibst, sondern für deren Umzug du selber verantwortlich bist.

So hast du jederzeit Zugriff auf die Sachen – denn es kann natürlich sein, dass ein wichtiger Kunde auch am Umzugstag deine Dienste in Anspruch nehmen möchte. Du solltest aber bedenken, dass der Inhalt dieses Kartons dann natürlich nicht über die Haftpflichtversicherung des Umzugsunternehmens versichert ist.

Sorgfältiger Möbelabbau

Baust du mit deinen Mitarbeitern die Möbel eigenständig ab, so achtet darauf, Türgriffe und Haken abzuschrauben, damit im Transporter keine Lackschäden entstehen. Alle Schrauben, Schlüssel etc. eines Einrichtungsgegenstandes sammelst du in einer kleinen Tüte und klebst diese mit Kreppband ins Innere des Möbelstücks.

Das erleichtert den Möbelaufbau in den neuen Räumlichkeiten. Schubladen und Türen solltest du mit Kreppband zukleben, damit sich diese während des Transports nicht öffnen. Alle Möbel sollten außerdem ausreichend mit Verpackungsmaterial geschützt werden.

Am Umzugstag

Alte Räumlichkeiten ordentlich übergeben

Sind alle Möbel und Kartons im Transporter? Dann geh abschließend noch einmal durch alle Räumlichkeiten und kontrolliere, ob auch wirklich nichts vergessen wurde. Notiere am besten die Zählerstände von Wasser, Strom und Heizung. Bist du laut Mietvertrag für die Schönheitsreparaturen zuständig, dann können jetzt die Handwerker und Reinigungskräfte kommen.

Bei der anschließenden Schlüsselübergabe solltest du auf jeden Fall ein Wohnungsprotokoll mit dem Vermieter führen. Darin werden alle Schäden notiert – so musst du nicht im Nachhinein für irgendwelche Mängel haften, für die du gar nicht verantwortlich bist.

Skizzen an den neuen Räumen

Damit die Umzugshelfer wissen, in welche Räume sie die – ordentlich beschrifteten – Umzugskartons und Möbel bringen sollen, ist es ratsam, die Türen aller Räume mit einer Skizze zu versehen, auf der markiert ist, an welcher Stelle welches Möbelstück aufgebaut werden soll. So kann die Spedition mit dem Möbelaufbau beginnen, ohne dich immer um Rat und Hilfe bitten zu müssen.

Für die Verpflegung sorgen

Ein Umzug ist anstrengend und kräftezehrend. Da ist es eine nette Geste, die Umzugshelfer und Mitarbeiter mit ausreichend Getränken und kleinen Snacks, wie zum Beispiel belegten Brötchen, zu versorgen. Kümmere dich lieber rechtzeitig darum, damit du nicht während des Umzugs extra in den Supermarkt fahren musst.

Schäden reklamieren

Ist bei dem Umzug doch etwas zu Bruch gegangen? Hat ein Möbelstück einen Kratzer abbekommen? Oder sind die Möbelpacker im Treppenhaus zu rasant um die Kurve gebogen und haben dabei Farbspuren an der Tapete hinterlassen?

Am besten gehst du im Anschluss an den Umzug zusammen mit dem Spediteur noch einmal alle Räume durch und hältst alle Mängel schriftlich fest. Diese können dann von der Haftpflichtversicherung des Umzugsunternehmens behoben werden oder man einigt sich auf einen Preisnachlass.

Präsenz zeigen

Auch wenn eine Umzugsfirma den Firmenumzug übernimmt, so ist es doch ratsam, vor Ort zu bleiben und mögliche Fragen direkt beantworten zu können. Das erspart sowohl dir als auch den Umzugshelfern Zeit und Arbeit. Außerdem kannst du so kontrollieren, ob alles nach Plan läuft und bist bei Pannen direkt zur Stelle.

Nach dem Umzug

Jetzt geht es daran, alles ansprechend einzurichten und sich in den neuen Büroräumen einzuleben.

Mit einem „Tag der offenen Tür“ oder einer Einweihungsfeier macht man nicht nur die Nachbarn und potenzielle neue Kunden auf sich aufmerksam, sondern zollt auch seinen Mitarbeitern Respekt und Anerkennung für ihre Mühe.

Übrigens kannst du den Büroumzug in der Regel als Betriebsausgaben geltend machen. Denke also daran, alle Rechnungen zu verwahren und bei der nächsten Steuererklärung dem Finanzamt vorzulegen.

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